ARTIKKELI 24.11.2021 Henkilöstö

Työntekijöiden yksilölliset ja yksikön tarpeet paremmin huomioon

Vaalijalan sähköisen työvuorojärjestelmän käyttöönotto edennyt hyvin

Saila Säämänen kertoo, että häneltä menee entiseen verrattuna nyt paljon vähemmän aikaa Korallin työvuorolistojen tarkistamiseen ja säätämiseen.
Saila Säämänen kertoo, että häneltä menee entiseen verrattuna nyt paljon vähemmän aikaa Korallin työvuorolistojen tarkistamiseen ja säätämiseen.

Mahtava toimintamalli, sanoo kuntoutusyksikön johtaja Katja Laukkanen Vaalijalan uudesta sähköisestä työvuorojärjestelmästä. Hänen johtamassaan Kaislan kuntoutusyksikössä on ollut käytössä yhteisöllisen ja keskitetyn työvuorojärjestelmän yhdistelmä tämän vuoden keväästä lähtien.

Kaislassa työvuorosuunnittelu käynnistyy sillä, että Katja Laukkanen avaa uuden sähköisen työvuorolistan. Tämän jälkeen henkilöstö merkitsee listaan omat työvuorotoiveensa, jonka jälkeen Laukkanen lisää listaan vielä lomapäivät ja muut poissaolot sekä varmistaa lääkeluvallisten työntekijöiden määrän ja katsoo, että muutenkin työntekijöitä on riittävästi vuoroissa.

”Loppu eli vuorojen käytännön pyöritteleminen ja hienosäätö sekä henkilöstömäärän tasaaminen kuuluu työvuorosuunnittelijalle”, kertoo Katja Laukkanen.

Kesällä työnsä aloittanut uusi työvuorosuunnittelija vastaa yhdessä esihenkilöiden kanssa keskitettyjen työvuorojen suunnittelusta. Yhteisöllisen ja keskitetyn suunnittelun yhdistelmä on Vaalijalassa käytössä tällä hetkellä Kaislan lisäksi Sataman kuntoutusyksikössä.

”Tämän mallin vahvuus on siinä, että henkilöstöä voidaan tasata useamman yksikön välillä. Se helpottaa henkilöstön liikkumista yksiköstä toiseen. Toisaalta keskitetty suunnittelu keventää esihenkilön työkuormaa ja antaa aikaa muille tehtäville”, Katja Laukkanen sanoo.

Hänestä on hyvää sekin, että yksikön ulkopuolinen listasuunnittelija on täysin puolueeton, eikä tunne henkilöstöä, joiden listoja tekee. Tällöin listoista tulee Katja Laukkasen mukaan mahdollisimman tasapuolisia.


Auttaa tasaamaan yksiköiden työvoimatarvetta

Sataman kuntoutusyksikössä myös käytössä oleva yhteisöllisen ja keskitetyn työvuorosuunnittelun malli on koettu hyväksi.

”Meillä henkilöstö on kokenut, että yhteisöllinen suunnittelu omassa yksikössä helpottaa esimerkiksi asiakkaan palaverien, oma koulutuksen tai yhteisen retkipäivän ennakointia, kun ne voi merkitä työvuorolistaan etukäteen”, kertoo Sataman kuntoutusyksikön varahenkilö Eija Salo.

Satamassa uutta työvuorolistaa suunnitellaan usein yhdessä työporukalla vuorojen vaihtojen yhteydessä. Osa henkilöstöstä taas laittaa omat vuoronsa listalle itsenäisesti. Uudessa mallissa henkilöstön omalle vastuulle jää enemmän vuorojen suunnittelua sekä poikkeavien asioiden huomioimista.

”Uusi malli on hyvä myös työvoimatarpeen tasaamisessa. Meillä oli keväällä tilanne, että työvuorosuunnittelijan oli helppo osoittaa lisätyövoiman tarve Satamassa. Silloin saimme hyvin työvoima-apua Kaislasta”, kertoo Eija Salo.

Korallin kuntoutusyksikössä on käytössä pelkkä yhteisöllisen työvuorosuunnittelun malli. Siinä työntekijöiden laatiman työvuorolistan säätää lopulliseen muotoon yksikön esihenkilö.

”Meillä huomattiin, että tässä uudessa mallissa työntekijöiden pitää tietää jo varsin hyvissä ajoin mahdolliset omat eritystoiveensa työvuorojen suhteen. Se nostatti aluksi myös pientä vastarintaa, kun omat vapaatoiveet piti tietää monta viikkoa etukäteen”, Korallin kuntoutusyksikön johtaja Saila Säämänen kertoo.

Omiin työvuoroihin voi vaikuttaa aidosti

Korallissa uusi sähköinen työvuorosuunnittelu otettiin käyttöön tänä keväänä. Tällä hetkellä listojen teko onnistuu todella hyvin. Edelleen pidetään yhteisiä työvuorojen suunnittelupalavereja, mutta niiden määrä on vähenemässä.

”Työntekijät ovat hyvin oppineet sisäistämään suunnittelun ideologiaa. Jokainen voi vaikuttaa omiin työvuoroihin, mutta samalla pitää muistaa ottaa huomioon yksikön kulloinenkin työvoimatarve.”

Saila Säämänen kertoo luottavansa myös siihen, että jokainen yksikön työntekijä on tehnyt vuoronsa oman jaksamisen mukaan.

”Toki on katsottava, ettei työkuorma tule kenelläkään kohtuuttoman suureksi eikä ylitä sovittuja työ- ja lepoaikasäädöksiä. Moni tosin sanoo, että kun saa nyt itse tehdä vuorot, niin jo se auttaa jaksamaan työssä paremmin”, Saila Säämänen toteaa.

Jaa artikkeli

Sähköisen työvuorosuunnittelun käyttöönotto alkoi vaiheittain Vaalijalassa viime vuoden lopulla. Tavoitteena on saada kaikki kuntayhtymän 67 yksikköä mukaan sähköiseen järjestelmään kuluvan vuoden loppuun mennessä.

”Kaikki Nenonpellon yksiköt saatiin mukaan syyskuun loppuun mennessä. Samalla sähköiseen järjestelmään tuli mukaan uusi varanhenkilöjärjestelmä”, kertoo palvelupäällikkö Johanna Salkosalo.

Lokakuun aikana mukaan ovat tulleet avopalvelujen isot yksiköt, kuten Sääksvuori Jyväskylässä, Siekkilä Mikkelissä ja Sipuli Kuopiossa. Tämän jälkeen on vielä Sateenkaaren koulun ja Savoset monipalvelukeskusten vuoro. Aivan loppuvuodesta mukaan otetaan vielä Vaalijalan tukipalvelut, poliklinikat ja lääkärit.

”Keskitetyssä työvuorosuunnittelussa meillä on nyt kaksi yksikköä eli Kaisla ja Satama. Jonossa on kolme yksikkö, jotka haluavat vaihtaa keskitettyyn suunnitteluun. Päätimme nostaa keskitettyyn otettavien yksiköiden määrää, kun meillä on jatkossa käytettävissä kahden suunnittelijan työpanos”, Johanna Salkosalo sanoo.

Lopullista työvuorosuunnittelun mallia ei Vaalijalassa ole lyöty lukkoon. Ratkaisu saattaa olla se, että saatujen kokemusten pohjalta eri yksiköissä tulee olemaan käytössä eri malleja sekä eri mallien yhdistelmiä. Se on kuitenkin Johanna Salkosalon mukaan varmaa, että sähköinen työvuorosuunnittelu on tullut taloon jäädäkseen.


Uudistus otettu vastaan hyvin

Vuoden aikana on Vaalijalassa huomattu myös, että yhteisöllisen työvuorosuunnittelun läpivienti yksiköissä vaatii aikaa enemmän kuin yhden vuoden.

”Yksiköt ovat eri kokoisia. Tarvitaan myös jatkuvaa keskustelua ja pelisääntöjen läpikäyntiä sekä koulutusta henkilöstölle”, sanoo Johanna Salkosalo.

Hänen mukaansa ne yksiköt, joissa on pienempi henkilöstö, ovat päässeet nopeammin kiinni yhteisölliseen työvuorosuunnitteluun. Kolmivuorotyötä tekevissä yksiköissä henkilöstöä voi olla yli 50 henkeä, jolloin yhteistä suunnitteluaikaa alkaa olla vaikea löytää.

”Kuluvan vuoden aikana henkilöstö on minusta suhtautunut uudistukseen todella hienosti. Aluksi oli pelkoa, että vain nopeat saavat parhaita vuoroja. Tässäkin on menty jo paljon eteenpäin. Tasapuolisuuskaan ei tarkoita tasapäistämistä, vaan jokainen saa aidosti vaikuttaa itselle tärkeisiin asioihin.”

Salkosalon mukaan henkilöstölle ja esimiehille tehdyn kyselyn perusteella uudistukseen ollaan pääosin tyytyväisiä. Hyvää on se, että kaikilla on samanlainen mahdollisuus vaikuttaa työvuorosuunnitteluun ja henkilöstö kokee, että omiin työvuoroihin voi vaikuttaa. Henkilöstö myös ymmärtää, että asiakastyön pitää sujua ja yksikön pitää toimia.

”Minusta näyttää, että kokonaisuudessaan vaikutusmahdollisuudet koetaan nyt paremmiksi kuin mitä ne ovat aikaisemmin olleet”, tiivistää Johanna Salkosalo.

Kolmen viikon jakson työvuorot näkyvät sähköisen suunnittelujärjestelmän näkymän vasemmassa reunassa.